Come pianificare un evento

Come pianificare un evento

Cerchi come pianificare un evento o consigli sulla pianificazione di un evento?

Sei nel posto giusto.

Che tu ti occupi di organizzazione eventi a Roma, Milano o altrove, la strategia deve essere simile ovunque.

 

Nel corso degli anni abbiamo visto molti modi diversi di organizzazione eventi e abbiamo appurato che ci sono dieci passaggi che abbiamo identificato come la chiave per un evento di successo.

 

Sebbene non siamo in grado di identificare tutti i dettagli a cui devi pensare, poiché gran parte dipenderà dal tipo di evento che stai organizzando, possiamo suggerire alcune best practice che sono importanti da seguire per qualsiasi evento.

 

Sviluppa il tuo obiettivo e gli obiettivi dell’evento

Il primo passo nella pianificazione del tuo evento è stabilire obiettivi tangibili.

Innanzitutto, chiediti: perché organizzi questo evento e cosa speri di ottenere?

 

Se conosci gli obiettivi chiave della tua organizzazione prima di pianificare un evento, puoi assicurarti che ogni parte del tuo evento sia ottimizzata per il successo.

Stai cercando di aumentare la consapevolezza di una causa o di raccogliere una quantità predeterminata di donazioni per il tuo prossimo progetto? Speri di attirare 50 ospiti o 500?

Stabilire un obiettivo con metriche quantificabili di successo renderà più facile per il tuo team assicurarti di raggiungerli.

 

Organizza il tuo staff

Ogni evento richiede uno sforzo di gruppo concertato per gestire tutti i dettagli. Prendi in considerazione l’identificazione di un responsabile dell’evento chiave o di un presidente dell’evento, nonché dei singoli presidenti per i sottocomitati, come:

 

  • gestione della sede;
  • altoparlanti;
  • divertimento;
  • pubblicità;
  • sponsor;
  • gestione volontaria.

 

Assegnare ruoli individuali ai membri del team crea un sistema di responsabilità, oltre a impedire che i compiti cadano ai margini. Inoltre, ti consentirà di delegare, ma non dimenticare di tenere conto delle riunioni del comitato nei tempi del tuo piano degli eventi!

 

Stabilisci il tuo budget

 

Stabilire il budget del tuo evento è una delle parti più importanti della pianificazione di un evento. Ho visto molte idee fantastiche cadere sul ciglio della strada perché il team che l’ha inventata ha dimenticato di prendere in considerazione il proprio budget prima di iniziare a pianificare.

Alcune delle spese critiche che è necessario includere nel budget sono:

 

  • Luogo: questo costo dovrebbe comprendere il noleggio e qualsiasi assicurazione che è necessario acquistare.
  • Cibo e bevande: questo campo è piuttosto intuitivo. Tuttavia, ricorda che l’importo che puoi permetterti qui potrebbe anche determinare il numero di biglietti che puoi vendere.
  • Intrattenimento: questo campo può essere personalizzato come necessario, indipendentemente dal fatto che sia destinato a relatori, DJ o persino un porco parlante, assicurati di avere spazio libero per i costi di viaggio e di alloggio, nonché eventuali compensi.
  • Decoro: andrai con un tema fai-da-te in muratura o uno che è un po ‘più elaborato? Stabilire i costi in anticipo ti aiuterà a determinare quale ti puoi permettere.
  • Personale: questa categoria potrebbe essere spesso dimenticata, ma è la chiave per tenere conto dei costi di trasporto e alloggio del personale, soprattutto se sei diretto fuori città. Anche il tempo dedicato al budget del personale (su cosa trascorrerebbero il tempo se non stessero lavorando a questo evento?) Può aiutarti a decidere se valga la pena di partecipare a quella riunione aggiuntiva.
  • Marketing: se decidi di promuovere il tuo evento tramite Facebook o vai alla vecchia scuola mettendo su volantini in tutta la città,
  • Software: se non stai già pagando alcun tipo di software di gestione degli eventi, considera di incorporarlo nella pianificazione dell’evento.
  • A / V: dai proiettori al wi-fi agli altoparlanti, questa categoria comprende una vasta gamma di costi.
  • Varie: anche l’evento più pianificato avrà alcuni costi aggiuntivi. La contabilità nel loro budget farà in modo di non essere colti di sorpresa.

 

Anche se alcuni di questi articoli non hanno ancora fissato i costi, ad esempio se non hai ancora scelto un luogo, è importante tenere a mente il massimo che puoi permetterti di spendere prima di prendere quelle decisioni.

 

Scegli la data

La data potrebbe essere già preimpostata per un evento ricorrente, ma se si tratta di un nuovo evento, assicurati di considerare quanto segue prima di confermare la data:

 

  • Concediti abbastanza tempo! Idealmente, dovresti avere 4-6 mesi da pianificare, se non di più (a seconda della natura del tuo evento)
  • Essere consapevoli delle festività legali e religiose
  • Evitare periodi di vacanze scolastiche (vacanze invernali, primaverili ed estive)
  • Controlla le date con i partecipanti chiave – relatori, relatori, ospiti VIP, ecc.

 

Una volta che hai impostato la data (e hai già delineato il tuo budget), puoi iniziare a prenotare qualsiasi personale esterno (come i ristoratori) di cui hai bisogno immediatamente.

 

Crea un piano generale dell’evento

 

Una volta che hai una buona idea di tutti i costi e la sequenza temporale associata al tuo evento, è tempo di iniziare il vero piano! La creazione del tuo piano generale per gli eventi ti consentirà di garantire che ogni aspetto rimanga in pista, oltre a facilitare il coordinamento con i volontari e i membri del comitato degli eventi.

 

Il piano generale dell’evento dovrebbe comprendere tutti gli aspetti dell’evento, tra cui:

 

  • Gestione di sedi, logistica e catering (contratti, permessi, assicurazioni, ecc.)
  • Relatori (identificazione, conferma, logistica e gestione)
  • Attività e intrattenimento
  • Pubblicità e promozione (online e offline, come pagina web e promozione online; calendari di eventi; programmi stampati; relazioni con i media; segnaletica; social media, ecc.)
  • Registrazione (iscrizione online, pagamento e tracciamento; accesso in loco, ecc.)
  • Gestione sponsor e partner

 

Durante la pianificazione del tuo evento, considera anche la creazione di una sequenza temporale dettagliata, in modo che tutto si svolga senza intoppi. Includere quando è necessario presentare eventuali permessi o polizze assicurative, quando termina la registrazione e una cronologia dettagliata del giorno del giorno.

 

Anche se potrebbe essere allettante dire: “È tutto nella mia testa! Starò bene!” e non preoccuparti di scrivere tutto, attenzione: questo tipo di mentalità ti renderà molto più difficile assegnare la responsabilità. Sarà anche più difficile ricordare cosa hai fatto per il prossimo evento, quindi fai un favore a te stesso e mantieni tutto scritto.

 

Infine, se tu o la tua organizzazione avete organizzato eventi precedenti di tipo simile, rivedere la documentazione esistente in questa fase può aiutarvi a garantire che non vi manchi nulla.

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