Quando hai determinato in quale categoria rientrano le tue attività finalizzate al raggiungimento di obiettivi, devi organizzarle e programmarle per assicurarti di poterle completare in modo efficiente. Quando programmi le attività, dovresti considerare in particolar modo due fattori: il tempo che hai a disposizione per svolgere ogni attività e quanta energia richiede ogni attività.

Considerare quanto tempo è disponibile per completare le attività ti permette di determinare quali attività completare quando, in base a quanto tempo ti serve per completarle.

Le attività creative e analitiche richiedono più tempo per essere completate perché richiedono il più alto livello di concentrazione, e quindi dovresti assegnarle a fasce di tempo più lunghe nel tuo programma.

Per esempio, analizzare una valutazione di impatto ambientale e scrivere un rapporto su di essa non richiederà cinque minuti. È un compito creativo e analitico che può richiedere alcune ore per essere completato.

Le attività ordinarie richiedono la minor quantità di tempo perché sono di routine e possono essere eseguite durante o tra brevi intervalli di tempo. Per esempio, il tuo primo compito del giorno è controllare e rispondere alle e-mail che sono arrivate durante la notte.

I compiti delle persone possono richiedere brevi o lunghi intervalli di tempo, a seconda di ciò che il compito comporta. Condurre la formazione può richiedere un’intera giornata, mentre fare un’intervista può richiedere un’ora. Quando assegnate il tempo per le attività delle persone, ricordatevi di aggiungere un piccolo extra per la preparazione e il follow-through.

Un esempio

Per capire meglio quanto sopra abbiamo esplicitato, proviamo a fare un esempio.

Patrizia deve programmare vari compiti per la prossima settimana.

Quali affermazioni sul tempo necessario per completare ogni compito sono corrette?

Opzioni:

1) Condurre controlli per assicurare che i giornalisti rispettino le scadenze richiede poco tempo e può essere distribuito su più fasce di tempo brevi

2) Tracciare il design della prossima pubblicazione richiede molto tempo

3) Leggere gli articoli degli stagisti e scriverne le relazioni non richiede molto tempo

4) Redigere e scrivere il pezzo editoriale richiede a Patrick il minor tempo possibile

5) L’incontro con un giornalista di scarso rendimento per discutere i miglioramenti necessari richiederà un tempo relativamente lungo

Le risposte

La risposta 1 è un’opzione corretta. Effettuare controlli per assicurarsi che i giornalisti non manchino le scadenze è un compito ordinario e quindi richiede poco tempo. Può anche essere eseguito in diverse fasce orarie nel corso di una giornata, o anche in giorni diversi.

La risposta 2 è corretta. Tracciare il design di una pubblicazione è un’attività creativa e analitica. Questo tipo di attività richiede più tempo per essere completata.

La risposta 3 invece non è corretta. Questo compito implica problem-solving e analisi, perché implica non solo la lettura degli articoli, ma anche l’editing e la produzione di relazioni di feedback su di essi. Questa è un’attività creativa e analitica e quindi richiederà una discreta quantità di tempo per essere completata.

Anche la risposta 4 non è corretta. Redigere e scrivere il pezzo editoriale è un’attività creativa e analitica. Queste attività richiedono più tempo per essere completate perché richiedono il più alto livello di concentrazione.

La risposta n. 5 è infine un’opzione corretta. Questa attività per le persone richiederà molto tempo per essere completata perché implica l’incontro con un giornalista, la fornitura di dettagli su un problema di prestazioni e la discussione di un modo di procedere. Patrick potrebbe anche avere a che fare con qualche resistenza da parte del giornalista, che potrebbe richiedere tempo per essere risolta.

È importante determinare approssimativamente quanta energia è richiesta per completare un’attività in modo da poter determinare quando è meglio programmarla. In generale, le attività ordinarie richiedono poca concentrazione e quindi poca energia. Un compito di routine come organizzare lo spazio di lavoro, per esempio, non richiede molta concentrazione o energia.

I compiti creativi e analitici richiedono la maggior quantità di energia. Questi sono compiti su cui dovrete concentrarvi di più. Un esempio è la preparazione di una previsione di bilancio come parte di un piano di progetto che state proponendo al consiglio della tua azienda.

I compiti sulle persone spesso richiedono energia emotiva perché comportano l’interazione con diverse persone.